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人事档案数字化
2015-08-15 19:06:32

一、 方案简介

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色内容,是记载每个人人生轨迹的重要依据。因为人事档案是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录,同时,由于它起到个人信息凭证和参考的作用,也就决定了人事档案成为工作调动、任免、考学、评定职称、政审、工龄审定、办理社会保险和审批退休等工作的信息依托,人事档案与个人的切身利益息息相关。

因此,如果出现人事档案的丢失、损害、篡改、不可使用等情形,将严重损害档案所有者的合法权益,产生一系列的法律纠纷、经济纠纷,甚至演变为严重的社会事件,极大地破坏政府形象和社会稳定。因此对人事档案实施数字化,利用信息化手段支持档案管理服务工作的需求将变得越来越迫切。

二、适用范围

本方案适合各类人事档案管理部门的管理与应用服务需要。在人事档案的整理、数字化加工、安全管理、对外服务方面具备推广意义。

三、核心内容

3.1加工内容

档案数字化加工内容包括:档案整理、档案扫描和数据采集。

1. 档案整理:指对实体档案材料进行分类、整理、修裱、折页、装订、包装、标识的加工内容。

2. 档案扫描:指利用扫描设备将档案材料加工成档案影像,并对档案影像进行修正、分类、排序,最终形成档案材料影像库的加工内容。

3. 数据采集:指对档案关键数据进行录入,最终形成档案信息数据库的加工内容。

3.2工作流程


3.3关键业务环节

 档案数字化加工包括档案交接、档案整理与装订、档案扫描、数据采集、特殊档案管理五大核心环节。

档案交接业务是档案数字化加工单位与档案管理单位在档案数字化加工前后的档案交接业务过程,是两个单位相互移交档案的接口业务,包括:档案借调、档案归还2个子业务。

档案整理装订业务是档案数字化加工单位对纸质档案进行检查、整理、修补、装订和质量检查的业务过程,包括档案整理、档案装订和档案质量检查3个子业务。该业务是整个档案数字化加工的基础业务,该业务过程中发现的问题档案,将引发特殊档案管理业务中的问题档案处理业务活动。 档案扫描业务是将纸质档案材料数字化,并形成档案影像库的业务过程,包括档案扫描和图像整理2个子业务。它分为整本档案扫描和档案材料扫描两种业务形态。

档案数据采集业务是对档案关键数据进行采集,并形成档案数据库的业务过程,包括数据录入和数据检查2个子业务。它分为整本档案数据录入和档案材料数据录入两种业务形态。该业务可以依托纸质档案材料,也可以依托档案影像进行特殊档案管理业务是对档案数字化加工过程中的问题档案、存疑档案和不合格档案等特殊档案进行特殊处理的业务活动,包括:问题档案处理、存疑档案处理、不合格档案处理和合并档案4个子业务。

四、应用效果

通过人事档案数字化,将产生巨大的社会效益和经济效益,具体体现在:

1、规避了"纸质档案管理风险",降低了管理机构管理人事档案的巨大压力,对纸质档案的转移、运输、直接使用大幅度减少甚至基本停止,纸质档案丢失、      损坏等重大风险不复存在,即使发生纸质档案偶然的丢失、损坏事件,也可以通过数字档案彻底恢复。

2、消除了"社保基金安全隐患",彻底杜绝了人为的伪造、涂改、抽取、撤换档案材料等违法行为。所有的业务操作基于数字档案进行。在数字档案与纸质档案之间通过一致性比对机制和安全审计机制,确保数字档案与纸质档案的完全一致性,通过伪造、涂改、抽取、撤换档案材料等违法行为超额骗取社保基金的犯罪活动被彻底制止。

3、大幅度提高了人事档案管理水平。将实现人事档案的统一、有效管理。规范了业务标准、加强了业务监管、促进了业务管理水平提升。

4、大幅度提高了人事档案服务水平。通过使用数字档案,减少甚至基本停止了纸质档案的使用,节约了工作人员每天往返于工位与档案室之间、纸质档案拆分、查阅、封装所需的大量时间,极大地提高了一线基层工作人员的工作效率,大幅度降低了存档人员的等待时间,缓解了工作人员与存档人员之间的矛盾,服务质量明显提高。

总之,通过人事档案数字化建设,基于纸质档案的各类安全隐患将消除、人事档案的管理水平、服务质量将大幅度提高,在带来显著社会效益的同时,也将带来无法估量的经济效益。